ALGEMENE VOORWAARDEN KLAAR INZAKE ONLINE SAMENWERKEN

1. DEFINITIES

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.

2. Opdrachtnemer: EBD administratie plus, al dan niet optredend onder de naam Kláár.

3. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die voortvloeiend uit, dan wel direct verband houdend met de opdracht worden verricht dan wel behoren te worden verricht, één en ander in de ruimste zin van het woord en in ieder geval omvattend de werkzaamheden zoals vermeld in de (digitaal) getekende offerte.

4. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever.

5. Online Dienst: de door een softwareleverancier ofwel rechtstreeks aan de Opdrachtgever geleverde, dan wel ten behoeve van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer geleverde online webapplicatie voor het voeren van boekhoudingen.

6. Dienst Online Samenwerken: de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis waarvan de Online Dienst wordt geleverd en/of werkzaamheden worden verricht die verband houden met de Online Dienst. De Online Dienst wordt geleverd onder de naam Kláár.

7. Opdracht tot dienstverlening: het opdrachtformulier op basis waarvan Opdrachtgever Opdrachtnemer opdracht geeft tot het leveren van de Dienst Online Samenwerken en waarop alle adresgegevens van Opdrachtgever staan vermeld, alsmede de Werkzaamheden die Opdrachtgever geleverd wenst te krijgen.

8. Service Level Agreement (SLA): een beschrijving van het minimum serviceniveau dat Opdrachtnemer nastreeft bij het verzorgen van de Dienst Online Samenwerken. De SLA is als artikel 14 in deze algemene voorwaarden opgenomen.

9. Bevoegde vertegenwoordiger: een door de Opdrachtgever aangewezen medewerker die bevoegd is tot het in samenwerking met Opdrachtnemer toekennen of ontnemen van gebruikersrechten voor de Portal van de Opdrachtnemer, aan andere medewerkers van de Opdrachtgever. Indien niet expliciet anders aangegeven ligt deze rol bij de Opdrachtgever.

10. Gebruiker: een medewerker van de Opdrachtgever die op aangeven van de Bevoegde vertegenwoordiger van de Opdrachtgever gerechtigd is gebruik te maken van de Portal.

11. Portal: een via het Internet voor de Opdrachtgever toegankelijke omgeving waarin de voor de Opdrachtgever relevante informatie beschikbaar is.

 

2. ALGEMEEN

Deze Algemene Voorwaarden zijn naast de Algemene Leveringsvoorwaarden van Opdrachtnemer van toepassing op de Dienst Online Samenwerken. Indien verschillen bestaan in de tekst van de verschillende documenten die onderdeel uitmaken van de Dienst Online Samenwerken, geldt de volgende rangorde: i) de tekst van het Opdrachtformulier; ii) separaat schriftelijk overeengekomen afwijkende bepalingen ten opzichte van deze algemene voorwaarden; iii) deze Algemene Voorwaarden; iv) de Algemene Leveringsvoorwaarden van Opdrachtnemer.

 

3. AANBIEDINGEN, TARIEVEN EN BETALING

3.1    Alle aanbiedingen/prijsopgaven van Opdrachtnemer, in welke vorm dan ook, zijn vrijblijvend, ook als de aanbieding een termijn voor aanvaarding bevat en aanvaarding binnen deze termijn geschiedt, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld. Herroeping van aanbiedingen kan door Opdrachtnemer nog onverwijld schriftelijk na aanvaarding geschieden. Wijzigingen en fouten zijn voorbehouden.

3.2    Al de door Opdrachtnemer gedane aanbiedingen/prijsopgaven gericht tot een Opdrachtgever, zijn louter en alleen van toepassing op deze Opdrachtgever. Deze aanbiedingen mogen zonder toestemming van Opdrachtnemer niet vermenigvuldigd en/of op enige andere wijze aan derden beschikbaar worden gesteld of ter inzage worden gegeven.

3.3    Een samengestelde prijsopgave verplicht Opdrachtnemer niet tot het verrichten van een gedeelte van de Werkzaamheden tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs. Aanbiedingen gelden niet automatisch voor toekomstige werkzaamheden.

3.4    De in een aanbieding vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. De prijzen van Werkzaamheden die niet in de Opdracht tot dienstverlening zijn opgenomen, worden in onderling overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer overeengekomen.

3.5    Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om haar prijzen jaarlijks aan te passen en voor haar rekening komende kostenstijgingen door te berekenen aan Opdrachtgever.

3.6    Opdrachtnemer zal Opdrachtgever maandelijks vooraf een factuur sturen voor de Dienst Online Samenwerken voor de daaropvolgende maand.

3.7    Opdrachtnemer komt met Opdrachtgever overeen te betalen door middel van automatische incasso. Het gefactureerde bedrag wordt afgeschreven van de bankrekening van Opdrachtgever op de vervaldatum van de factuur.

3.8    Indien Opdrachtgever niet door middel van automatische incasso betaalt, dan brengt Opdrachtnemer administratiekosten aan Opdrachtgever in rekening. Betaling van het aan Opdrachtgever gefactureerde bedrag dient dan te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.

3.9    Niet in de Opdracht tot dienstverlening opgenomen Werkzaamheden worden in rekening gebracht nadat deze zijn verleend. Opdrachtnemer is gerechtigd vooruitbetaling te verlangen van deze Werkzaamheden.

 

4. AANSPRAKELIJKHEID

In aanvulling op de bepalingen inzake aansprakelijkheid onder M. van de Algemene Leveringsvoorwaarden van Opdrachtnemer geldt het navolgende:

4.1    Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, die verband houdt met het niet (deugdelijk) functioneren van de door de softwareleverancier geleverde Online Dienst, ongeacht de reden hiervan.

4.2    Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, die het gevolg is van het niet (meer) of slechts gedeeltelijk leveren van de Online Dienst.

4.3    De totale aansprakelijkheid voortvloeiende uit de dienstverlening van Opdrachtnemer is voor wat betreft de Dienst Online Samenwerken in ieder geval beperkt tot maximaal een bedrag gelijk aan drie (3) keer het bedrag van het honorarium voor de uitvoering van de Dienst Online Samenwerken over het laatste kalenderjaar.

4.4    Elke verdere aansprakelijkheid is uitgesloten.

4.5    Dit artikel 4 blijft van kracht na de beëindiging van de Dienst Online Samenwerken.

 

5. DUUR VAN DE OVEREENKOMST

5.1    De Dienst Online Samenwerken gaat in op het moment van ondertekening van de Opdracht tot dienstverlening en wordt aangegaan voor een periode van minimaal 12 kalendermaanden, zonder dat deze tussentijds kan worden beëindigd.

5.2    Na afloop van de in 5.1 genoemde periode geldt dat de Dienst Online Samenwerken telkens stilzwijgend wordt verlengd voor een periode van 12 kalendermaanden, tenzij Opdrachtgever of Opdrachtnemer deze schriftelijk tegen het einde van de looptijd beëindigt met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden.

5.3    In afwijking van het bepaalde in artikelen 5.1 en 5.2 kan de Dienst Online Samenwerken zonder inachtneming van enige opzegtermijn worden beëindigd indien Opdrachtnemer na daartoe deugdelijk in gebreke te zijn gesteld, nalaat aan haar verplichtingen uit hoofde van de Dienst Online Samenwerken te voldoen. De Dienst Online Samenwerken zal voorts eindigen zonder dat hiervoor enige opzegging is vereist indien:

  • Opdrachtgever en/of Opdrachtnemer surséance van betaling wordt verleend en/of in staat van faillissement verkeert en/of de onderneming van één van hen wordt geliquideerd of wordt gestaakt;
  • Opdrachtgever en/of Opdrachtnemer fuseert met of wordt overgenomen door een derde.

5.4    Na rechtsgeldige (be)eindiging van de Dienst Online Samenwerken is Opdrachtgever honorarium aan Opdrachtgever verschuldigd tot aan het einde van de kalendermaand waarin de Dienst Online Samenwerken rechtsgeldig is geëindigd. Indien Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever een Online Dienst heeft afgesloten, zegt Opdrachtnemer deze Online Dienst op tegen de rechtens eerst mogelijke datum. De kosten van de Online Dienst gedurende de opzegtermijn komen voor rekening van Opdrachtgever.

5.5    Voor wat betreft de beschikbaarheid van data na beëindiging van de Online Dienst wordt verwezen naar hetgeen hierover met de leverancier van de Online Dienst is overeengekomen. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien voor Opdrachtnemer zullen worden doorberekend aan de Opdrachtgever.

 

6. PORTAL

6.1    De Opdrachtnemer verleent aan de Gebruikers van de Opdrachtgever een niet-exclusief, niet overdraagbaar recht tot gebruik van de  Portal via de URL “portal.administratieklaar.nl”. Via de Portal wordt de Gebruiker onder andere in staat gesteld om gebruik te maken van de online boekhoudtoepassing, de voor hem/haar bestemde documenten in te zien en indien van toepassing te accorderen d.m.v. SMS-authenticatie.

6.2    Toegang tot de Portal wordt alleen verleend aan Gebruikers van de Opdrachtgever die een Overeenkomst heeft afgesloten met de Opdrachtnemer.

Het toekennen of ontnemen van gebruiksrechten ligt primair bij de Bevoegde vertegenwoordiger van de Opdrachtgever. De Bevoegde vertegenwoordiger verzoekt Opdrachtnemer per email om het toekennen of ontnemen van gebruiksrechten.

Toegang tot de Portal wordt verleend, door het verstrekken van unieke gebruikersnamen en wachtwoorden. Gebruikersnamen worden door Opdrachtnemer per e-mail meegedeeld aan de Bevoegde vertegenwoordiger. De Bevoegde vertegenwoordiger verstrekt gebruikersnaam en wachtwoord aan de juiste medewerker. Inlog op de Portal vindt plaats door gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord in combinatie met SMS-authenticatie.

De gebruikersrechten die kunnen worden toegekend betreffen: inzien-, downloaden-, dan wel uploaden van documenten, autorisatie van documenten, toegang tot de online administratieve toepassing.

Elke Gebruiker waaraan de Bevoegde vertegenwoordiger van de Opdrachtgever toegang heeft verleend is een vertegenwoordiger van de Opdrachtgever. Alle handelingen van deze Gebruikers binnen de Portal zijn de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.

6.3    De Portal is alleen bestemd voor het gebruik door Gebruikers die zijn aangewezen door Opdrachtgever. De Opdrachtnemer zal trachten alle gegevens getoond op de Portal juist en volledig te houden.

De Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor schade geleden door onjuiste gegevens.

De Opdrachtnemer zal alle gegevens van Opdrachtgever die worden weergegeven in de Portal uitsluitend gebruiken voor de doelstelling van de Portal.

De Opdrachtnemer streeft naar een beschikbaarheid van de Portal van 24 uur per dag en 7 dagen per week, echter geeft hiervoor geen garantie. Opdrachtnemer kan derhalve geen aansprakelijkheid op zich nemen voor schade en/of kosten voorvloeiend uit of samenhangend met de niet beschikbaarheid van de Portal.

6.4    De Opdrachtgever draagt de volledige en exclusieve verantwoordelijkheid voor de benoeming van de Bevoegde vertegenwoordiger, het toezicht op de Bevoegde vertegenwoordiger, alsmede voor al het handelen en nalaten van de Bevoegde vertegenwoordiger, waaronder in ieder geval wordt begrepen de uitoefening van de bevoegdheden vermeld in Artikel 6.2 van deze voorwaarden. De Opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen dat alle informatie ingegeven via de Portal juist is, en accepteert aansprakelijkheid voor kosten die voortkomen uit onjuiste invoer dan wel upload van gegevens. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het actueel, juist en volledig houden van de algemene gegevens van de Opdrachtgever en specifieke gegevens van de Gebruiker(s).De Opdrachtgever zal ervoor zorg dragen dat er controle is over de gebruikersnamen en wachtwoorden en dat beveiliging van deze informatie te allen tijde is gehandhaafd. Gebruikersnamen en wachtwoorden mogen niet worden gedeeld met of bekend worden gemaakt aan andere individuen.

De Opdrachtgever zal Gebruikers wijzen op hun verplichtingen en toezien op de naleving hiervan.
De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het benoemen van 1 of meerdere specifieke Gebruikers voor accordering van aangiften, jaarrekeningen, publicatiestukken, bankenrapportages en aanverwante documenten. Accordering vindt plaats middels SMS-authenticatie.

6.5    De Gebruiker zal zorgvuldig omgaan met zijn wachtwoord en gebruikersnaam. De Gebruiker zal zijn wachtwoord en gebruikersinformatie onderhouden en de vertrouwelijkheid hiervan beschermen.

Indien het wachtwoord of de gebruikersnaam van de Gebruiker gebruikt wordt door ongewenste personen, of indien u dit vermoedt, dient de Gebruiker er voor zorg te dragen dat het wachtwoord zo snel mogelijk wordt gewijzigd, om verder misbruik te voorkomen. De Gebruiker dient zich te gedragen als een goed en redelijk gebruiker en zal de Portal niet gebruiken voor andere doeleinden dan bepaald in deze voorwaarden. De Gebruiker zal er naar redelijkheid voor zorgen dat er geen virussen via de verleende toegang in de Portal terecht kunnen komen. Het is de Gebruiker niet toegestaan om zonder nadrukkelijke schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever, de inhoud van de Portal op welke wijze dan ook aan enige derde ter beschikking te stellen.

6.6    De Opdrachtnemer heeft het recht om met onmiddellijke ingang de toegang tot de Portal te beëindigen indien:

  • een Gebruiker dan wel de Opdrachtgever zich niet houdt aan de verplichtingen benoemd in Artikel 6.4 of Artikel 6.5;
  • de Opdrachtgever de klantrelatie met Opdrachtnemer heeft beëindigd;
  • indien er sprake is van faillissement, surseance van betaling, beslag ten laste van de Opdrachtgever of niet nakoming door Opdrachtgever van enige verplichting jegens de Opdrachtnemer of haar groepsmaatschappijen uit hoofde van enige overeenkomst;
  • de Opdrachtnemer besluit het gebruik van de Portal te beëindigen.

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk indien het recht om de toegang tot de Portal te beëindigen uitgeoefend wordt.

De Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor geschikte hardware, software of anderszins noodzakelijke zaken of licenties, om zich toegang te verschaffen tot en gebruik te maken van de Portal.

 

7. ONDERHOUD EN GEBRUIK ONLINE DIENST

Opdrachtgever is gehouden de Online Dienst gedurende de looptijd van de Dienst Online Samenwerken in stand te houden en zich te onthouden van al datgene wat in strijd is met de geldende overeenkomsten tussen Opdrachtgever en de leverancier van de Online Dienst. Indien en voor zover Opdrachtnemer de Online Dienst ten behoeve van Opdrachtgever heeft afgesloten, zal Opdrachtgever zich conformeren aan de tussen Opdrachtnemer en de leverancier geldende algemene voorwaarden en de service level agreement.

 

8. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVEILIGING

Voor de verantwoordelijkheden van de Opdrachtgever in het kader van de systeem-, hardware en software vereisten, alsmede in het kader van de eisen die worden gesteld rondom beveiliging wordt verwezen naar hetgeen hierover is overeengekomen met de leverancier van de Online Dienst.

 

9. CONTINUÏTEIT

Voor de bepalingen rondom de continuïteit van de Online Dienst wordt verwezen naar hetgeen hierover is overeengekomen met de leverancier van de Online Dienst.

 

10. BACK-UP EN VERSIEBEHEER

Voor de bepalingen rondom de back-up en het versiebeheer van de Online Dienst wordt verwezen naar hetgeen hierover is overeengekomen met de leverancier van de Online Dienst.

 

11. INTEGRITEIT

Voor de bepalingen rondom de integriteit van de data in relatie tot de Online Dienst wordt verwezen naar hetgeen hierover is overeengekomen met de leverancier van de Online Dienst.

 

12. TOEGANGSBEVEILIGING

12.1 Voor de bepalingen rondom de toegangsbeveiliging tot de Online Dienst wordt verwezen naar hetgeen hierover is overeengekomen met de leverancier van de Online Dienst.

12.2 Opdrachtgever is te allen tijde zelf volledig verantwoordelijk voor de toegangsbeveiliging tot de Online Dienst, het uitgeven en intrekken van gebruikersnamen en wachtwoorden.

 

13. OVERIGE BEPALINGEN

In aanvulling op artikel O van de Algemene Leveringsvoorwaarden, geldt het navolgende:

Alle rechtsvorderingen van Opdrachtgever waartoe deze algemene voorwaarden aanleiding geven,

vervallen door het verloop van drie maanden na leveringsdatum c.q. na het desbetreffende voorval.

 

14. SERVICE LEVEL AGREEMENT

14.1 Garantie bij standaard inrichting online boekhouden (Module C)

1.       Opdrachtnemer garandeert dat de standaard inrichting van de online boekhouding ten tijde van de levering voldoet aan de overeengekomen specificaties en voorwaarden.

2.       Opdrachtnemer geeft een garantie van drie maanden op:

onjuiste koppelingen bij de levering inzake dagboeken, grootboekrekeningen en BTW codes, met dien verstande dat de betreffende koppelingen door Opdrachtnemer kosteloos zullen worden hersteld;

3.       Indien en voor zover het verzorgen van de inrichting van het grootboekrekeningschema, dagboeken en voorraadgroepen deel uitmaakt van de Dienst Online Samenwerken, geeft Opdrachtnemer hierop een garantie van één (1) week na levering indien deze niet voldoen aan de overeengekomen specificaties en voorwaarden, met dien verstande dat de desbetreffende inrichting door Opdrachtnemer kosteloos zal worden hersteld.

4.       Onder de garantie vallen niet de koppelingen met externe pakketten, met uitzondering van de koppelingen die door Opdrachtnemer in samenspraak met de leverancier van de Online Dienst zijn gemaakt.

5.       Opdrachtnemer is niet tot verdere garantie gehouden dan in dit artikel uitdrukkelijk beschreven.

6.       Voor andere, verdergaande of bijzondere eigenschappen geeft Opdrachtnemer slechts garantie wanneer die voor het betreffende geval in het bijzonder schriftelijk is gegeven.

7.       Iedere aanspraak op garantie vervalt indien door of namens Opdrachtgever wijzigingen zijn aangebracht in de koppelingen en/of de inrichting.

8.       Opdrachtgever dient eventuele gebreken terstond, doch in ieder geval binnen drie werkdagen na ontdekking of nadat deze redelijkerwijs ontdekt hadden kunnen zijn aan Opdrachtnemer te melden. De melding dient schriftelijk te geschieden en een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van het gebrek te bevatten, zodat Opdrachtnemer in staat is adequaat te reageren. Opdrachtgever dient Opdrachtnemer in de gelegenheid te stellen een klacht te (doen) onderzoeken.

9.       Indien Opdrachtgever tijdig reclameert, schort dit zijn betalingsverplichting niet op.

10.     Indien van een gebrek later melding wordt gemaakt, dan komt Opdrachtgever geen recht meer toe op kosteloos herstel.

11.     Indien komt vast te staan dat een klacht ongegrond is, dan komen de kosten daardoor ontstaan, daaronder begrepen de onderzoekskosten, voor rekening van Opdrachtgever.

12.     Na verloop van de garantietermijn zullen alle kosten voor herstel aan Opdrachtnemer in rekening worden gebracht.

 

14.2 Support online boekhouden (Module D)

In de Dienst Online Samenwerken opgenomen Support online boekhouden wordt de volgende ondersteuning voor het gebruik van de Online Dienst geboden (met uitzondering van de technische functionaliteit van de geleverde applicatiesoftware):

  • beantwoorden van vragen over verwerken boekingen in de boekhouding, uitprinten rapportages en verzorgen BTW aangifte;
  • beantwoorden van vragen over aanmaken van debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen, dagboeken, BTW codes in de boekhouding;
  • inhoudelijke vragen over de werking van de applicatie vallen buiten de ondersteuning.

Vragen kunnen van maandag tot en met vrijdag (met uitzondering van feestdagen) van 08.15 tot 17.00 uur Nederlandse tijd gesteld worden aan onze helpdesk via ons telefoonnummer of via info@administratieklaar.nl.Opdrachtnemer streeft ernaar vragen binnen de hieronder gegeven oplossingstijd te beantwoorden. De tijd begint te lopen vanaf het moment van binnenkomst van de vraag. De genoemde oplossingstijden zijn alleen binnen de genoemde tijdsbegrenzingen en tijdens werkdagen van toepassing.

UrgentieOmschrijving              Oplossingstijd
Hoogde gehele organisatie heeft er last van80% (4 uur)
Middeldeel van de organisatie heeft er last van1 dag
Laagslechts één persoon heeft er last van2 dagen

Voor de mate waarin Opdrachtgever gebruik maakt van de ondersteuning wordt een fair-use-policy gehanteerd. Opdrachtnemer is gerechtigd, nadat zij Opdrachtgever daarover heeft geïnformeerd, kosten in rekening te brengen indien het werkelijke gebruik structureel hoger is dan het gemiddelde gebruik.